Astuces et conseils pour une activité réussie

Nous sommes ravis que vous vous engagiez à mettre en place une initiative de collecte de fonds. Sur internet, vous trouverez suffisamment d’exemples de « feuilles de route » permettant d’organiser une activité réussie. Vous pouvez également vous renseigner auprès de votre coupole, du guichet « événements » de votre commune, du service « jeunesse » ou d’autres instances.

La mise en place concrète de l’événement relève évidemment de votre responsabilité. Etant donné les nombreuses informations accessibles un peu partout, nous ne rentrerons pas trop dans les détails. Nous vous donnons cependant volontiers quelques conseils:

  • Déterminez clairement ce que vous souhaitez organiser et quel sera votre public cible

Prenez le temps de réfléchir à votre activité. S’agira-t-il d’une initiative individuelle ou plutôt en groupe avec des amis, le mouvement de jeunesse ou club sportif local, des collègues de votre travail, votre famille, etc.?

Et quel est votre public cible? Les voisins du quartier, les jeunes de la commune, vos compagnons de classe, les parents de l’école, vos collègues ou simplement le plus de monde possible?

Il n’y a pas de mauvaises idées

Quelle que soit la nature de votre initiative, nous sommes fans! Ci-dessous, vous trouverez une liste des activités organisées pour Prinses Harte dans le passé. La meilleure idée naîtra toujours dans votre esprit, mais les idées suivantes peuvent vous aider à vous orienter: une course à pied, des cours de yoga ou de gym ludique, un atelier de peinture, 24h sur les rouleaux, un atelier de création de bijoux, une vente de biscuits, un lavage de voiture, une boum, une vente aux enchères, un événement moto, un souper moules, un spectacle, un quiz, un concert, un brunch, une vente de pop-corn, un mini marché Noël, une vente de plantes, un match de futsal, une vente de bonbons, un théâtre, des chants pour l’Epiphanie, une vente de gaufres, un « café-librairie », un concours de « Kubb », une vente de vin, des paniers petit-déjeuner, une vente de pizzas, une séance bingo, un vide-grenier, un événement d’aviron, une vente de bouquins, une collecte par des musiciens de rue, une randonnée guidée, une vente de cartes de vœux…

Quoi que vous envisagiez d’organiser, il y aura toujours du pain sur la planche. Vous déterminez vous-même votre charge de travail. La création d’un tout nouvel événement demande une bonne préparation. Si vous vous joignez à un événement déjà existant, c’est plus simple. Peut-être que vous organisez une activité depuis des années et que vous n’êtes qu’à la recherche d’une bonne cause à soutenir par un don. Ou que vous participez de toute façon à un événement sportif et que vous comptez vous faire sponsoriser. Vous verrez vous-même, il y a l’embarras du choix.

  • Choisissez une date qui convient

La date idéale n’existe pas. Essayez néanmoins de choisir la date qui pose le moins de problèmes organisationnels. Il convient de tenir compte des éléments suivants:

  • passez en revue les événements organisés dans votre commune.
  • évitez les périodes chargées comme les périodes des examens, les périodes des communions ou d’autres fêtes.
  • évitez soigneusement les périodes de vacances ou week-ends prolongés pendant lesquels les gens partent habituellement en vacances.

Entamez votre préparation à temps! Qu’il s’agisse d’une préparation d’une semaine, de 3 mois ou de 6 mois dépend entièrement du type d’activité que vous souhaitez organiser.

Le site où vous organiserez votre activité est essentiel. Pour faire une randonnée ou du porte-à-porte, il ne vous faut pas de salle. Cette salle est en revanche un incontournable pour de nombreux autres événements. Votre activité pourrait avoir lieu dans une salle paroissiale ou une salle de fête, mais peut-être que la salle d’une école ou d’un mouvement de jeunesse local reviendra moins chère.  Ou qu’une simple pelouse à l’extérieur suffit. La location du site pourrait absorber une part importante de votre budget.

Chaque site a ses avantages et ses inconvénients, il convient donc de bien les comparer les uns aux autres.

  • Faites beaucoup de publicité

Vous pouvez contribuer vous-même à la réussite de votre activité. Faites suffisamment de publicité. D’autant plus si vous comptez collecter beaucoup d’argent avec votre activité.

Où et comment faut-il faire de la publicité?

Vous avez un tas de possibilités pour faire de la publicité, l’une étant plus économique que l’autre.

  • Créez des affiches et flyers classiques sur papier
  • Partagez votre publicité en ligne sur un site ou sur les réseaux sociaux.
  • Misez activement sur les réseaux sociaux. La création d’un événement Facebook est facile, mais ne fonctionne que si l’on le tient à jour: poster quelque chose de temps en temps, inviter des gens, …
  • Utilisez les canaux de publicité de votre commune: lieux de publicité extérieurs (piliers pour affiches), une feuille d’information, un site web local, …
  • Faites du bouche à oreille, n’hésitez pas à aborder les gens.
  • Soyez créatif: faites une vidéo sur YouTube, organisez une flashmob, créez un stand de publicité mobile ludique, créez une banderole géante, …
  • Faites usage de certaines banques de données
  • Postez vous-même quelque chose sur Facebook ou Instagram et taguez-nous @princesseharteasbl ou utilisez le hashtag #princesseharte
  • Adressez-vous à la presse (locale) qui aime bien consacrer de l’attention à de chouettes initiatives. Et soyons honnêtes, c’est toujours réjouissant de voir apparaître son activité dans le journal.

Quand?

Ne tardez pas à faire de la publicité pour votre initiative. Plus votre activité s’approche, plus il faudra faire de publicité. N’hésitez pas non plus à annoncer la date de votre événement bien à l’avance. La répétition rapporte elle aussi car les gens auront déjà entendu parler de votre activité avant que la publicité n’atteigne sa vitesse de croisière.

Réfléchissez à votre infographie publicitaire

  1. Créez une affiche ou image de votre activité. Les photos et les images tapent toujours dans l’œil.  Evitez trop de texte si votre affiche est diffusée sur la voie publique. D’un seul coup d’œil, les passants doivent pouvoir voir de quoi il s’agit. Vous pouvez reprendre plus d’informations dans les flyers ou sur les réseaux sociaux.
  2. Créez votre propre infographie ou utilisez le modèle que vous trouverez ici.
  3. Si vous avez créé votre propre infographie, mentionnez clairement qu’il s’agit d’une activité organisée « en faveur de Princesse Harte ». Ainsi, les personnes intéressées par l’événement savent que vous l’organisez pour une bonne cause, mais que nous ne sommes pas à la base de l’initiative nous-même.

Etablissez un budget

Ne sous-estimez pas les coûts liés à l’organisation d’une activité. Essayez d’établir un budget au préalable ou d’évaluer les coûts qu’entraînera votre activité. En cas d’événements, nous vous recommandons d’établir un budget plus détaillé. Fixer une entrée ou un prix de vent est plus simple si vous savez combien de coûts vous aurez d’office.

Faites-vous sponsoriser

Peut-être qu’il y a des commerçants locaux qui veulent bien vous apporter une aide financière en échange de l’affichage de leur logo sur votre affiche ou banderole. Ou simplement parce qu’ils ont le cœur bien placé. Il est également possible qu’ils puissent vous procurer une aide logistique ou vous accorder une belle réduction si vous souhaitez acheter quelque chose chez eux.

Soyez transparent

Déterminez au préalable quelle part des revenus vous souhaitez donner à Princesse Harte. Cette approche témoigne de transparence envers les gens qui veulent bien vous soutenir, mais se révèle également utile pour nous. Différentes possibilités se présentent à vous:

  • l’entièreté des revenus est affectée à la bonne cause, il n’y a donc pas de coûts retenus (p. ex. parce que les coûts étaient très limités, parce que les gens ne souhaitent pas que leurs coûts soient remboursés ou que vous aviez encore quelques économies.)
  • les bénéfices (les revenus moins les coûts)
  • une part définie, p. ex. les revenus des billets d’entrée ou de la tombola, les bénéfices de la vente des boissons, une part des bénéfices …

Tenez compte du fait que les revenus des activités ne pourront faire l’objet d’une attestation fiscale car les gens ont reçu ‘quelque chose’ en échange.

  • Tout n’est pas autorisé

Renseignez-vous bien sur les possibilités et restrictions légales de votre événement, car il y en a tout un tas. Vous êtes toutefois loin d’être seul. Peut-être qu’il existe dans votre commune un guichet « événements », un service « jeunesse » ou une autre instance qui peut vous apporter un soutien. Si vous organisez l’activité en tant qu’association, n’oubliez surtout pas de vous adresser à votre coupole afin d’être suffisamment informé.

Citer toutes les dispositions légales nous mènerait trop loin, mais nous pensons en premier lieu à la législation concernant:

  • la sécurité alimentaire: préparer des plats et boissons et les vendre 
  • la musique que vous mettez https://www.sabam.be/fr/contact
  • le porte-à-porte
  • l’utilisation de la voie publique
  • l’alcool

En fonction de l’activité que vous organisez, des mesures de sécurité différentes s’imposent, allant d’une trousse de premiers soins à la présence de la Croix Rouge/« Vlaamse Kruis », d’un service de sécurité, de stewards, … Si vous organisez un événement à plus grande échelle, veillez à être bien assuré. Il peut s’agir de l’assurance de l’association ou de la fédération, mais tout aussi bien d’une assurance à part si vous êtes un groupe d’amis ne faisant pas partie d’une association.

Mettez-nous au courant si vous organisez une activité en faveur de Princesse Harte.

Nous apprenons volontiers où et quand vous organisez quelque chose en notre faveur. Ainsi, nous pouvons nous aussi faire de la publicité pour votre initiative puisque nous trouvons formidable que vous vous engagiez pour Prinses Harte. Et qui sait, peut-être que nous pouvons même venir sur place.

Comment nous mettre au courant?

  • Par notre formulaire de contact
  • Par mail
  • En nous envoyant un chat
  • Par téléphone (0470 44 63 14)

Que pouvez-vous attendre de Princesse Harte?

Comme nous l’avons déjà expliqué, la réussite de votre activité dépend en grande partie de vous-même. Nous vous apportons cependant volontiers un appui (logistique). Vous pouvez vous adresser à nous pour obtenir: 

Du matériel d’information

  • Recours à notre logo: utilisez ce logo sur les supports de communication que vous développez.
  • Vous pouvez également faire une demande pour recevoir des dépliants et des affiches de notre organisation. Ou vous pouvez les télécharger directement ici.
  • Faites-nous parvenir le lien d’un site, d’un événement Facebook ou l’image de votre affiche ou flyer nous permettant de faire de la publicité pour votre activité.
  • Nous disposons aussi volontiers d’une banderole ou bannière que vous accrocherez ou utiliserez lors de votre événement.

Peut-être que nous venons sur place

  • Souhaitez-vous que quelqu’un de notre asbl vienne vous fournir des explications sur notre fonctionnement - au préalable, lors d’une réunion, d’une entrevue ou d’un atelier en classe – ou lors de l’événement même? Ou avez-vous prévu la remise officielle d’un chèque à la fin de l’événement? Contactez-nous pour discuter des différentes possibilités.
  • Si possible au niveau de notre agenda, un volontaire de l’asbl se rendra à votre activité puisque nous trouvons formidable que vous l’organisiez en notre faveur.

En images

Avez-vous pris de belles photos? Envoyez-les nous pour que nous puissions les mettre sur nos réseaux sociaux.

Vous publiez vous-même quelque chose sur Facebook ou Instagram? Taguez-nous @princessesharteasbl ou utilisez le hashtag #princesseharte qui nous permet de retrouver votre publication.

Une fois l’activité terminée, vous pouvez faire parvenir à Princesse Harte les fonds collectés:

  • en versant la somme sur le numéro de compte de l’asbl Princesse Harte BE76 0016 9593 8195 avec la communication suivante « revenus activité ‘nom association’»
  • en liquide à un moment convenu, p. ex. lié à une prise de photos.

Rem.: les revenus des activités ne donnent jamais droit à une attestation fiscale étant donné que les gens ont reçu quelque chose ‘en échange’. Voilà pourquoi vous pouvez uniquement utiliser le numéro de compte de l’asbl.